Le batch working : la méthode pour gagner en productivité

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La base de la condition de freelance c’est d’avoir mille et une choses à faire. Nous sommes à la fois comptables, créateurs de contenu, commerciaux, prestataires, bref vous avez saisi. Sans cesse sollicités, il est parfois difficile d’être productifs. Lorsque j’ai commencé à travailler seule, j’ai longtemps tâtonné avant de trouver un système d’organisation adéquat. J’ai testé des choses, amélioré mes process jusqu’à trouver ce qui me correspondait le mieux j’ai nommé : le batch working ! Vous avez peut-être déjà vu ce terme passer sur la toile, on en parle beaucoup en ce moment ! Même les cuisiniers s’y mettent ! Le principe du batch working : regrouper les tâches similaires afin d’optimiser son temps et gagner en productivité. Si vous ne connaissez pas encore cette méthode d’organisation, ou si vous hésitez tout simplement à l’essayer, cet article est fait pour vous !

D’où vient le batch working ?

En voilà une bonne question ! En anglais, « Batch » fait référence à un traitement par lots. Très utilisé dans le secteur informatique, le batch est un « enchaînement automatique de commandes ». On utilise aujourd’hui couramment le terme de batch working ou batching pour parler d’une méthode d’organisation. Plus qu’un système, c’est une vraie tendance dans la sphère entrepreneuriale. Les pays anglophones l’ont mis au goût du jour dans le secteur culinaire. En effet, il serait possible de gagner du temps en préparant sur une journée, l’intégralité des repas de la semaine. Petit à petit, les sites web parlant de Batch cooking ont envahi la toile. Cette méthode ayant largement fait ses preuves auprès des amateurs de cuisine, il était évident que ce concept allait être mis à l’épreuve pour d’autres activités. C’est ainsi que le batch working s’est fait une place dans le quotidien des freelance débordés.

En quoi consiste le batching

Je pense que vous l’avez compris, le batching est une façon de s’organiser. Je ne vais pas vous mentir, avant de me pencher sur la question, j’étais constamment débordée. Toujours occupée, mais rarement productive et ça, c’est tout le problème. Le principe du batch working est de regrouper logiquement des tâches similaires afin de les effectuer les unes à la suite des autres. Les avantages principaux sont :

  • La possibilité de faire de la planification 🕝
  • Libérer de l’espace au niveau mental 🤯
  • Gagner un temps précieux 🥳

Si vous êtes un peu perdu, c’est normal, je vais vous expliquer tout ça ! 😉

Comment j’utilise le batch working pour mon activité

À titre personnel, dans mon activité, certaines tâches sont à faire de manière chronique, voire quotidienne. Je pense à la création de contenu pour les réseaux sociaux📱 mais également aux tâches de gestion administrative (devis, factures, mails). Typiquement des tâches propices au batch working. Je réserve donc une journée par semaine à la création de contenu (créations des visuels, rédaction des posts et planification de ces derniers via des outils dédiés). Le reste de la semaine, je peux me concentrer sur autre chose. Pour mes articles de blog, j’essaye de les rédiger à l’avance et de les planifier pour qu’ils se mettent en ligne au bon moment. Chaque matin, je traite les mails et ne les consulte qu’une à deux fois par jour sauf urgence ou projets en cours. Depuis que je m’organise avec le batching, je suis plus sereine sur les tâches qui jusqu’alors me semblaient chronophages ⏳ .

Les atouts du batchworking

1. L’augmentation de la concentration

Saviez-vous qu’un humain met environ 15 à 20 minutes pour recouvrer sa pleine concentration après s’être laissé distraire 😏 ? Sans surprise, cela fait considérablement baisser la productivité. Le manque d’organisation, les tâches répétitives ou fastidieuses sont de très bons prétextes pour apprécier une distraction passagère. Lorsqu’on cumule les tâches et qu’on change régulièrement d’activité, nous avons besoin d’un temps physiologique pour nous remettre pleinement à ce que l’on doit faire. C’est le même principe à la caisse. On pense souvent qu’il vaut mieux se mettre derrière trois personnes qui ont un panier que derrière une seule qui a un caddie plein. En réalité, la personne derrière la caisse devra interagir avec trois clients au lieu d’un avant votre tour. Cela va donc être source de distraction et finalement vous faire perdre du temps. La personne derrière le caddie plein passera sans doute plus rapidement… Le batch working en limitant le nombre de changements de tâche au cours de la journée, va faire significativement baisser les occasions de se distraire. Vous serez donc plus concentré et par le fait plus productif.

2. L’amélioration de l’organisation

Une fois que vous aurez déterminé ce que vous avez à faire, vous n’aurez plus qu’à prioriser chaque ensemble de tâches le jour qui vous convient. Petite astuce : n’hésitez pas à lister vos tâches et à leur assigner une couleur (c’est ce que je fais mes To Do List ✅), cela vous fera gagner du temps pour organiser votre semaine. Il est vrai que cette méthode demande de préparer son emploi du temps. Les personnes adeptes des tâches spontanées se sentiront peut-être un peu frustrées. Pour ma part, le batch working n’a jamais trop nuit à ma créativité débordante ou à mon côté impulsif. Il m’arrive parfois de décaler certaines tâches afin de pouvoir m’occuper d’autre chose. Le but de cette méthode reste de gagner en sérénité, pas de vous brimer ou de vous enfermer dans votre quotidien.

3. La réduction du stress

Je ne pense pas être la seule à me sentir plus sereine depuis que j’utilise le batching. Le fait de ne plus avoir à me tracasser jour après jour à propos des questions d’emploi du temps m’a vraiment soulagée d’un poids. Je me sens plus efficace, plus productive et surtout je gagne du temps. Une de mes professeurs à l’université disait souvent «  à trop en faire on fait tout de travers », je pense que cela résume assez bien le sentiment que j’avais lorsque je n’utilisais pas cette méthode pour m’organiser au quotidien. J’avais vraiment l’impression d’être extrêmement dispersée. Si cela peut vous rassurer, il m’arrive encore de l’être, car j’ai sans cesse de nouvelles idées et toujours envie d’apprendre de nouvelles choses, mais j’y travaille 🙃. Globalement j’ai un ressenti plus que positif.

4. Réduction significative des erreurs grâce au batch working

Qui n’a jamais envoyé une facture en oubliant de marquer le numéro, une adresse ou fait une faute de frappe sur un nom… Je plaide coupable. Ça m’est arrivé. Tout comme vous j’ai sûrement envoyé des mails en oubliant la pièce jointe, posté une lettre sans mettre de timbre… Depuis que je batch mes tâches, je suis beaucoup plus concentrée. Le fait de faire plusieurs fois la même chose m’aide à moins faire d’erreurs d’inattention.

Vous allez vous dire très bien, ça fonctionne pour toi, mais qu’est-ce qui me dit que ça fonctionnera pour moi 🤔. Pour être totalement transparente avec vous : absolument rien. Certaines personnes que je connais n’arrivent pas à s’organiser de cette manière. Il y a des gens qui préfèrent travailler dans l’urgence, car ils se sentent plus efficaces, d’autres qui ont besoin de voir au jour le jour et de prioriser petit à petit, d’autres encore préfèrent changer de tâches toute la journée pour ne pas se sentir frustrés. Je ne vous parle que de mon expérience sur la question et de ce qui fonctionne pour moi. Il y a des semaines où ça fonctionne très bien et d’autres clairement moins bien. À l’heure où j’écris cet article, je suis à peine en avance sur sa date de publication, c’était une journée sans et ce n’est pas grave !

J’espère vous avoir éclairé sur le batch working, n’hésitez pas à me dire en commentaire si vous utilisez cette méthode, si ça fonctionne pour vous ou si au contraire vous avez trouvé un système plus efficace !

Je vous dis à la semaine prochaine pour un nouvel article !🙋‍♀️

2 Commentaires

  1. Marie-Charlotte

    C’est une organisation que j’utilise et que je trouve très efficace ! Je me permets juste parfois d’échanger mes « lots » de tâches entre deux jours de la semaine… car l’envie de faire booste aussi mon efficacité 🙂

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    • Aude BERTHELOT

      Je fais ça aussi 🙂 de toute façon un bon système pour s’organiser est avant tout un système avec lequel on se sent bien !

      Réponse

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