Vous êtes déjà freelance ou souhaitez le devenir, mais vous craignez de ne pas savoir vous organiser ? Je vais vous donner aujourd’hui mes 10 conseils pour améliorer votre organisation au quotidien

1. Créez-vous un agenda

Se créer un agenda est sans doute un des premiers conseils à appliquer en matière d’organisation. Pour ma part je suis plutôt agenda papier, je l’ai toujours à portée de main, sur mon bureau, ou dans mon sac lors de mes déplacements. Si ce n’est pas votre cas, optez pour un agenda numérique, en ligne, un logiciel ou une application il en existe des dizaines. La plupart des outils de gestion de messagerie ont même un agenda intégré ! Rien ne vous empêche de combiner plusieurs supports, le tout est de ne pas oublier de les consulter et de les remettre à jour.

2. Aménagez-vous un espace de travail agréable

Travailler de chez soi c’est un luxe, mais peut s’avérer aussi une contrainte. Certaines pièces de votre habitation doivent être dédiées à la détente. Votre bureau doit se trouver dans un endroit que vous jugerez agréable, fonctionnel et où il vous sera possible de travailler sereinement. Mon bureau a longtemps été installé dans l’espace nuit de mon appartement. Au bout d’un certain temps je n’arrivais plus à profiter de cet espace pour me reposer. Je l’ai rapidement changé de place et m’y sens beaucoup mieux. Veillez à profiter d’une bonne luminosité, et aussi d’être installé confortablement. Ce n’est pas parce que vous travaillez à domicile qu’il faut passer vos journées sur le canapé avec l’ordinateur sur les genoux !

3. Fixez-vous des horaires

Le freelancing est un choix de vie, pour autant vous ne pouvez pas vous imposer de travailler en continu et sans pause. Indépendant, vous avez besoin d’organiser vos journées et des plages horaires de travail. Il est parfois tentant de répondre à ses mails à la moindre sollicitation, même tard le soir — Je connais la peur de manquer quelque chose — mais il y a une heure pour tout. Vos clients noctambules comprendront certainement que vous ne répondiez pas à deux heures du matin. Soyez raisonnable, faites des pauses.

4. Adoptez la To do List

J’avoue que les to do list ont révolutionné ma manière de m’organiser. Lorsque j’ai débuté j’avais tendance à écrire ce que j’avais à faire un peu partout, un coin de cahier, un bloc note, une note sur le téléphone, si bien que je ne m’y retrouvais pas. Je me suis mise à la to do list. J’ai d’ailleurs acheté mon agenda papier en ce sens puisqu’il dispose d’une page note pour chaque semaine. Le dimanche soir, j’y inscris la liste des tâches à effectuer dans la semaine : articles à rédiger, corrections, tâches personnelles, rendez-vous. Je les classe par ordre de priorité et coche lorsque la tâche est effectuée. J’utilise également l’outil Trello, genre de To do list numérique et thématique, en complément de mon agenda. J’y reviendrai dans un futur article !

5. Apprenez à prioriser

C’est probablement le conseil le plus judicieux que je puisse vous donner. En tant que freelance, on est également chef d’entreprise. Il y a donc des responsabilités qui incombent à cette fonction (facturation, tâches administratives, mails…). Il arrive très souvent que l’on doive mener de front plusieurs projets client en simultanée et que viennent s’ajouter à cela des tâches plus fastidieuses. Il est important de prioriser et surtout de réévaluer les priorités en fonction de votre activité.

6. Gérez votre stress

En tant que Freelance, nous sommes tous soumis à un certain niveau de stress et c’est bien normal. Nous avons beaucoup de choses à gérer au quotidien. L’approche d’une deadline, un brief un peu complexe, une demande farfelue ou tout simplement des mails urgents auxquels on doit répondre… Il est important de vous préserver et de conserver un bon équilibre psychologique. Votre travail et vos clients vous remercieront. Si vous vous sentez débordé ou stressé, faites une pause. Trouvez une activité pour vous détendre, prenez un peu de temps pour vous, sortez (on est actuellement confinés, mais vous comprenez l’idée) ! Ne faites rien dans la panique. Au risque de laisser une coquille, une erreur, d’envoyer un mail sans pièce jointe… Prenez le temps dont vous avez besoin.

7. N’acceptez que des missions que vous pouvez réaliser

Lorsque l’on commence une nouvelle activité en freelance, il est normal d’avoir envie de faire ses preuves. Les premières propositions de missions sont souvent attendues avec impatience. Malheureusement il est tentant d’accepter tout et n’importe quoi, même ce que l’on ne sait pas faire. Je vous le déconseille. Il en va de votre réputation. Si vous échouez ou rendez un travail de piètre qualité, votre client sera déçu, ne fera plus appel à vous, mais risque aussi de décourager d’éventuels prospects. Si une mission n’est pas faite pour vous, déclinez poliment, recommandez éventuellement un prestataire que vous connaissez et remerciez le client pour l’intérêt porté à votre activité. Restez professionnel dans tous les cas.

8. Travaillez en réseau

C’est un conseil que l’on m’a donné lors de mes études et que je n’ai jamais oublié. En tant que prestataire indépendant, vous ne savez et ne pouvez pas tout faire. D’autres indépendants ont des compétences. N’hésitez pas à créer un réseau de prestataires partenaires. Cela vous donnera de la visibilité et peut aussi vous offrir de belles opportunités de missions. J’ai créé autour de moi un petit réseau de compétences. En plus d’avoir l’appui et le soutien de freelances dans mon secteur, nous nous échangeons régulièrement des contacts clients !

9. Échangez avec le client

Là encore c’est une évidence, mais vous gagnerez du temps avec vos clients s’ils connaissent vos conditions avant de vous confier une mission. N’hésitez pas échanger avec le client afin de trouver un juste milieu entre ce que vos exigences et son besoin. Trop de freelances cherchent à tout prix à s’adapter à des conditions qui ne leur conviennent pas. Ils réalisent leurs missions péniblement et subissent un stress important. Bien s’organiser c’est aussi apprendre à travailler selon ses conditions et besoins.

10. Faites des sauvegardes

C’est le dernier conseil que je voulais vous donner : faites des sauvegardes ! Cloud, disque dur externe, serveur, peu importe. Ne conservez pas vos documents à un seul endroit ou sur un support unique. J’ai appris à mes dépens, il y a quelques années, qu’il est parfois très difficile d’obtenir les duplicatas de certains documents. Classez vos dossiers professionnels, créez des fichiers clients. Trouvez un système qui vous convient et qui vous permettra de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Vous gagnerez en temps et en sérénité.

Voilà, c’est tout pour aujourd’hui ! j’espère que cet article vous aura plu et qu’il vous aidera à booster votre organisation. Dites-moi dans les commentaires les astuces que vous utilisez déjà et celles qui ont changé votre quotidien !

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Je vous dis à bientôt et prenez soin de vous !